Definisi Purchasing dan Langkah-langkah Dalam Purchasing


Asal kata purchasing berasal dari bahasa inggris. Istilah tersebut sering dipakai dalam berbagai industri, baik di dalam maupun luar negeri. Jika diartikan secara langsung dalam bahasa Indonesia, purchasing adalah pembelian. Dalam arti yang lebih luas, purchasing adalah suatu kegiatan mencari sumber daya dan memesan barang atau jasa untuk kegiatan produksi. Unit perusahaan yang menangani kegiatan purchasing sering disebut sebagai purchasing department.

Dalam suatu manajemen material perusahaan, purchasing memegang peranan yang sangat penting. Tak hanya berperan serta dalam pembelian material untuk produksi, namun purchasing juga berperan dalam pengadaan mesin-mesin produksi, peralatan produksi serta fasilitas lain guna mendukung lancarnya proses produksi.
 

Langkah-langkah dalam melakukan purchasing adalah sebagai berikut

1.    Memahami kebutuhan berdasarkan permintaan
Langkah awal dalam purchasing adalah memahami terlebih dulu kebutuhan dari bagian yang memerlukan barang atau jasa tersebut. Pihak yang membutuhkan akan menyodorkan permintaan pembelian dalam dokumen tertulis. Dokumen ini biasanya telah mendapat persetujuan dari kepala bagian.
Di dalam dokumen tersebut harus tertulis jelas tentang spesifikasi barang yang diinginkan. Selain itu juga harus jelas mengenai jumlahnya, mau dipakai tanggal berapa hingga pemasok yang direkomendasikan.

2.    Memilih pemasok
Telah disebutkan di awal bahwa purchasing adalah kegiatan yang berhubungan dengan proses produksi. Dalam mencari pemasok guna memenuhi kebutuhan produksi, terdapat dua pendekatan yang bisa dilakukan. Pendekatan yang pertama adalah dengan mencari semua pemasok yang berkompeten. Pencarian ini bisa dimulai dari direktori perdagangan, iklan, email penawaran dari pemasok, dari pameran, konvensi industri hingga dari asosiasi ataupun forum bisnis.
Semakin banyak data pemasok, semakin bagus untuk menentukan pemasok yang paling tepat. Setelah itu bisa dilakukan pendekatan kedua, yaitu dengan mengidentifikasi pemasok. Dalam identifikasi pemasok, harga bukanlah satu-satunya hal yang menjadi pertimbangan.
Ada beberapa hal lain yang perlu dipertimbangkan. Beberapa diantaranya seperti kemampuan dalam memenuhi permintaan barang atau jasa, kualitas dari barang atau jasa tersebut hingga kemampuan finansial dari pemasok. Jika semua aspek memiliki nilai yang sama, barulah bisa dilihat dari harga untuk menjadi penentu keputusan. 

3.    Memulai pemesanan
Setelah memutuskan untuk memilih pemasok tertentu, tahapan selanjutnya dalam purchasing adalah melakukan pemesanan. Dalam dunia industri, melakukan pemesanan sering disebut dengan PO atau Purchase Order. Bentuk kegiatan dari purchase order ini adalah dengan mengirimkan sebuah dokumen ke pemasok, yang isinya berupa permintaan untuk memasokkan barang atau jasa yang dibutuhkan.
Biasanya dalam purchase order terdapat 6 salinan dokumen. Tiap-tiap salinan tersebut ditujukan kepada pemasok, pemohon itu sendiri, bagian gudang, petugas akuntansi, inspeksi serta untuk bagian purchasing untuk keperluan arsip.

4.    Memantau perkembangan pembelian

Melakukan pemesanan melalui purchasing order, langkah selanjutnya adalah dengan melakukan pemantauan perkembangan pemesanan. Dalam dunia industri, pemantauan ini sering disebut sebagai Follow Up.
Hal ini perlu dilakukan supaya supplier atau pemasok dapat mengirimkan pesanan tepat waktu dan sesuai dengan jumlah yang disepakati. Untuk melakukan follow up ini ada beberapa cara. Yang pertama bisa langsung menuju kantor atau pabrik pemasok. Lalu bisa juga bertanya lewat email maupun telepon.

5.    Penerimaan barang dari pemasok
Setelah pesanan datang, bagian penerimaan akan menerima barang dari pemasok. Lalu bagian penerimaan akan melakukan pemerikasaan, dimana salah satunya adalah dengan melakukan pencocokan barang tersebut dengan dokumen purchase order. Selain itu, bagian purchasing juga akan diberitahu mengenai datangnya barang dari pemasok serta hasil pemeriksaannya. 

6.    Pembayaran faktur
Tahapan selanjutnya setelah barang diterima dengan kondisi baik dan sesuai permintaan adalah pengurusan faktur. Faktur tagihan akan diperiksa terlebih dulu sebelum disetujui. Setelah proses persetujuan faktur selesai, maka akan dilakukan pembayaran sesuai perjanjian yang telah disepakati sebelumnya.
Kesimpulan dari artikel Definisi Purchasing dan Langkah-langkah Dalam Purchasing
Purchasing adalah suatu kegiatan pembelian barang atau jasa yang dibutuhkan dalam suatu proses produksi. Dalam purchasing terdapat beberapa langkah, yang dimulai dari identifikasi kebutuhan, mencari pemasok, melakukan pemesanan, memantau, mengecek hingga melakukan pembayaran.


Previous
Next Post »